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Anleitung

Hier findest du Antworten zur Einrichtung deiner Veranstaltung im Veranstalterbereich, zur öffentlichen Anmeldeseite und zur Verwaltung der Anmeldungen. Wähle ein Thema und klappe die passende Frage auf.

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Veranstalterbereich einrichten und Zugriffsrechte vergeben

Öffne im Veranstalterbereich «Eventdetails» und ergänze Titel, Beschreibung und Kontaktinformationen. Speichere die Inhalte. Öffne anschliessend «Anmeldeformulare» → «Hinzufügen» und erstelle die benötigten Anmeldeformulare mit Datum, Ort, Durchführungsart, Platzzahl und Anmeldezeitraum. Unter «Optionen» kannst du Zusatzfragen und Kategorien ergänzen. Prüfe die öffentliche Anmeldeseite, bevor du den Link teilst. Bei Events mit Teilnahmegebühr muss zuerst der Finanzprozess abgeschlossen und die finale Freigabe erteilt sein.

Alle unter «Verwaltung» eingetragenen berechtigten Personen können die Eventdetails und Anmeldeformulare bearbeiten, solange die Veranstaltung nicht archiviert ist. Berechtigte Personen mit einem UZH-Konto können dort weitere Personen hinzufügen oder entfernen.

Die Person muss sich zuerst einmal im Veranstalterbereich anmelden, damit sie in der Personensuche erscheint. Suche sie danach unter «Verwaltung» erneut und füge sie hinzu.

Ja. Öffne im Veranstalterbereich Übersicht der Veranstaltung, die du kopieren möchtest. Klappe den Bereich «Dashboard» bei Bedarf auf und klicke unterhalb der Tabelle auf «Kopie erstellen». Damit erstellst du eine neue Veranstaltung mit eigener Anmeldeseite. Anmeldeformulare, Kategorien und Zusatzfragen werden nicht mitkopiert und müssen separat angelegt werden. Um ein einzelnes Anmeldeformular zu kopieren, öffne es unter «Anmeldeformulare» und wähle «Aktionen» → «Kopie erstellen».

Anmeldeformulare, Termine und Plätze festlegen

Ja. Öffne im Veranstalterbereich «Anmeldeformulare» → Hinzufügen , um weitere Anmeldeformulare zu erstellen. Für jedes Formular legst du Datum, Ort, Durchführungsart, Platzzahl und Anmeldezeitraum fest. Bei kostenlosen Veranstaltungen kannst du zusätzlich eine Warteliste einrichten.

Ja. Öffne im Veranstalterbereich das gewünschte Formular unter «Anmeldeformulare» und wähle unter «Durchführungsart» zwischen «Online» und «Vor-Ort». Für Online-Events kannst du einen Teilnahmelink hinterlegen. Bei bestätigten Vor-Ort-Anmeldungen wird das QR-Ticket automatisch in Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails mitgeschickt. Die einzelnen Anmeldeformulare können unterschiedliche Durchführungsarten haben.

Ja, solange die Veranstaltung nicht archiviert ist. Öffne sie im Veranstalterbereich. Unter «Eventdetails» bearbeitest du die Inhalte der öffentlichen Anmeldeseite; unter «Anmeldeformulare» passt du Termine, Plätze und Anmeldefristen an. Bereits versandte E-Mails werden dadurch nicht geändert. Informiere angemeldete Personen bei wichtigen Änderungen zusätzlich.

Anmeldeformular und Zielgruppen gestalten

Unter «Optionen» → Zusatzfragen im Veranstalterbereich kannst du eigene Fragen hinzufügen und verwalten. Die Fragetypen heissen «Offene Frage», «Checkbox», «Einfachauswahl» und «Mehrfachauswahl».

Unter «Optionen» → Kategorien im Veranstalterbereich erstellst und bearbeitest du Kategorien und weist ihnen die passenden Anmeldeformulare zu. So kannst du unterschiedlichen Zielgruppen unterschiedliche Angebote anzeigen. Preise für kostenpflichtige Angebote werden vom Eventportal-Team hinterlegt.

Bei kostenlosen Veranstaltungen kannst du im jeweiligen Anmeldeformular eine Warteliste einrichten. Sind die regulären Plätze ausgebucht, können sich Teilnehmende auf die Warteliste setzen lassen. Wird eine bestätigte Anmeldung storniert, rücken während des laufenden Anmeldezeitraums passende Anmeldungen in der Reihenfolge ihres Eingangs nach, soweit genügend Plätze für die jeweilige Personenzahl frei sind. Die nachgerückten Personen erhalten eine Bestätigungs-E-Mail.

Nein, ein direkter Upload von Dateien ist nicht möglich. Bitte lade dein Dokument in einem geeigneten Datenmanagement- oder File-Sharing-Tool hoch und füge den Link in die Anmeldeseite, E-Mail-Vorlage usw. ein.

Teilnahmegebühren, Finanzen und Auszahlung

Für Events mit Teilnahmegebühr bitte das Finanzformular ausfüllen.

Für Events mit Teilnahmegebühr fällt eine Gebühr von 2 % an. Darin enthalten sind Zahlungsabwicklung und Service. Plane diese Gebühr bei der Budgetierung ein. Die Zahlungen laufen über unser Konto und werden nach dem Event auf dein PSP-Element umgebucht.

Im AVA-Portal (Antrag, Verwaltung, Administration) werden jegliche Anträge und Prüfprozesse im Zusammenhang mit dem Drittmittelmanagement gehandhabt. Eine Projekt-Eröffnung ist für jedes Event mit Teilnahmegebühr erforderlich. https://www.learnava.uzh.ch/en.html

Die Finanzdaten werden von uns hinterlegt. Bitte fülle dafür das Finanzformular aus. Gib dort Preise, MWST-Satz, PSP-Element, Sachkonto und Stornierungsbedingungen an. Sobald das Formular den Finanzprozess durchlaufen hat, hinterlegen wir die Preise im Portal und melden uns bei dir.

Ja. Über Kategorien lassen sich unterschiedliche Tarife abbilden, zum Beispiel ein Studierenden-Tarif oder ein Frühbucher-Tarif (Early-Bird). Die Kategorien erstellst du unter «Optionen» → «Kategorien». Die zugehörigen Preise gibst du im Finanzformular an; sie werden vom Eventportal-Team hinterlegt.

Sind die Finanzdaten bei der Anmeldeseite hinterlegt, holen wir bei der Finanzabteilung das finale OK ein. Nach Erhalt des positiven Feedbacks ist die Anmeldeseite freigegeben und der Anmeldelink kann verteilt werden.

Teilnehmende werden aufgefordert bei der Anmeldung direkt zu bezahlen. Wir sammeln die Teilnahmegebühren auf unserem Konto und buchen diese nach Abschluss des Events auf ein PSP-Element von dir um.

Bei Anmeldungen für Events mit Teilnahmegebühr sind Zahlungen mit Mastercard, Visa, Maestro, TWINT und PostFinance Pay möglich.

Öffne im Veranstalterbereich Teilnehmende und klicke auf den Bestätigungscode der betreffenden Anmeldung. Bei einer offenen Rechnung findest du auf der Detailseite den Button «Banküberweisung». Darüber öffnest du das Banküberweisungs-PDF mit den Bezahldaten. Lade es herunter und leite es an die betreffende Person weiter.

Nach erfolgter Bezahlung können Teilnehmende ihre Rechnung als PDF im eigenen Teilnehmerbereich herunterladen. Den Zugang zum Teilnehmerbereich finden sie in ihrer Bestätigungs-E-Mail. Auch als Veranstalter kannst du die Rechnung herunterladen: Öffne im Veranstalterbereich Teilnehmende , klicke auf den Bestätigungscode der entsprechenden Anmeldung und lade im Abschnitt «Rechnung» das Rechnungs-PDF herunter.

Ja, ein PSP-Element kann bei wiederkehrenden Events wiederverwendet werden. Bitte beachte jedoch, dass die Finanzabteilung trotzdem neue Rechtsgrundlagen im AVA-Portal benötigt.

Rückerstattungen sind möglich und werden vom Eventportal-Team unter Einhaltung der angegebenen Stornierungsbedingungen verarbeitet.

E-Mails vorbereiten und Anmeldeseite veröffentlichen

Ja. Öffne im Veranstalterbereich «Eventdetails» und gehe zum Abschnitt E-Mail-Versand . Dort bearbeitest du die deutschen und englischen Einleitungstexte für Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails. Über «Vorschau» im jeweiligen Textfeld prüfst du das Ergebnis. Bleibt das Feld leer, wird der Standardtext verwendet. Weitere Angaben wie Anmeldedaten und QR-Tickets ergänzt das Portal automatisch.

Öffne im Veranstalterbereich «Eventdetails» und gehe zum Abschnitt «E-Mail-Versand». Klicke unter «E-Mail Erinnerungen» auf «Erinnerungen bearbeiten». Wähle den Versandzeitpunkt und die Anmeldeformulare aus, für die eine Erinnerungs-E-Mail gesendet werden soll, und speichere die Einstellungen.

Standardmässig werden öffentliche Anmeldeseiten nicht von Suchmaschinen indexiert. Deine Anmeldeseite kann deshalb nicht über Google oder andere Suchmaschinen gefunden werden. Wenn du das ändern möchtest, öffne im Veranstalterbereich Verwaltung und aktiviere «Die Anmeldeseite darf in den Ergebnissen von Suchmaschinen (z.B. Google) erscheinen». Das erlaubt die Indexierung, garantiert aber keinen Eintrag in den Suchergebnissen.

Anmeldungen verwalten und Check-in durchführen

Öffne bei einem kostenlosen Event im Veranstalterbereich das entsprechende Anmeldeformular. Unter «Aktionen» findest du «Teilnehmer hinzufügen». Eine bestehende Anmeldung öffnest du unter Teilnehmende ; dort kannst du die gesamte Anmeldung oder einzelne Events stornieren und auf Wunsch eine Stornierungs-E-Mail senden. Für Events mit Teilnahmegebühr ist das manuelle Hinzufügen nicht verfügbar.

Ja. Öffne im Veranstalterbereich Teilnehmende . Dort kannst du die Anmeldungen ansehen und als Excel-Datei herunterladen. Die Antworten auf Feedback-Einladungen exportierst du separat unter «Feedbacks».

Öffne im Veranstalterbereich Einlasskontrolle und erstelle einen Check-in-Link mit Gültigkeitsdauer. Öffne diesen Link auf dem Gerät, das du für den Einlass verwenden möchtest. Damit kannst du die QR-Tickets bestätigter Vor-Ort-Anmeldungen scannen und Teilnehmende einchecken.

Feedback sammeln und Probleme lösen

Öffne im Veranstalterbereich «Eventdetails» und gehe zum Abschnitt E-Mail-Versand . Dort kannst du im Feedback-Bereich Einladungen an Personen mit den ausgewählten Anmeldestatus senden. Pro Versand wird jede E-Mail-Adresse einmal angeschrieben. Die Antworten findest du unter Rückmeldungen und kannst sie dort als Excel-Datei herunterladen.

Prüfe im Veranstalterbereich, ob du deine Änderungen gespeichert hast, und lade die öffentliche Anmeldeseite erneut. Achte darauf, dass du die richtige Sprachversion bearbeitet hast. Falls die Änderung weiterhin fehlt, kontaktiere das Eventportal-Team.

Brauchst du Unterstützung? Kontaktiere das Eventportal-Team: eventportal@campuskultur.uzh.ch